Vooruit plannen vermindert werkdruk

Hoge werkdruk
Veel mensen geven tegenwoordig aan dat ze last hebben van een gevoel van hoge werkdruk. Dat kan allerlei oorzaken hebben, dus dat moet je natuurlijk eerst even goed voor jezelf analyseren. Maar ongeacht de oorzaak heb ik zelf gemerkt dat je dit o.a. kan voorkomen en verminderen door goed vooruit te plannen. Dat geeft je namelijk een gevoel van controle en overzicht.

Plannen
Ik heb mezelf aangeleerd om 1 tot 2 keer per week even bewust in mijn agenda of werkplanning te kijken en dan een paar weken vooruit. Als ik dan afspraken of opdrachten zie staan, dan schat ik in hoeveel werk het kost of hoe ver het van tevoren voorbereid moet zijn. Dat laatste kan bijvoorbeeld bepaald worden door of je iets moet uitzoeken m.b.t. een opdracht of dat je nog moet overleggen met een ander. Als ik hier een inschatting van heb, dan reken ik terug en plan ik in wanneer ik dus moet starten met bijvoorbeeld de voorbereiding of de uitwerking. Dit verschilt natuurlijk per agenda-item. Als ik een vergadering heb dan kan ik het lezen van de vorige notulen de dag ervoor inplannen. Maar weet ik dat ik een presentatie moet geven, dan moet ik goed bedenken hoeveel tijd de voorbereiding kost en plan ik het maken ervan een paar weken daarvoor al in. Ook afhankelijk van hoe druk ik het verder heb op de dagen voor die tijd.

Rust
Door goed vooruit te kijken en te plannen heb jij de regie over je agenda en niet andersom. Je wordt niet plotseling verrast door iets wat je moet doen. Zie daarnaast een voorbereiding voor iets ook als een afspraak (met jezelf) of item voor in de agenda. Daardoor plan je jezelf niet te vol. werkstress