Tips voor minder stress door email

Bron van stress
Email speelt een belangrijke rol in ons leven. Voor velen is mail het eerste en het laatste wat ze zien op een werkdag (en soms ook privé). Het is een communicatiemiddel, maar ook een soort takenlijst. Vaak bepaalt de inhoud van al die mails wat je die dag gaat doen. Dit brengt een ‘haat-liefde verhouding’ met zich mee, ook bij mij. Ik vind bellen altijd wat spannend (vooraf, niet tijdens. Dat hebben er meer, hoorde ik laatst. Bellen stond in een top 20 rijtje van angstige dingen), dus wat dat betreft ben ik blij met email als manier om te communiceren. Maar zodra elk klein dingetje gemaild wordt en de tekst wordt, bij gebrek aan non-verbale ondersteuning, ook nog eens verkeerd opgevat, dan vind ik het minder leuk worden. Dan merk je dat email niet geschikt is voor alle type boodschappen. Daarnaast ga ik vrij gestructureerd om met mail en kan ik het als een goede, overzichtelijke to-do lijst gebruiken. Totdat ik in de ‘cc’ sta bij een hele conversatie (moet ik er nu wel of niet iets mee?) en er tijdens een plaspauze 10 items zijn bijgekomen.

Kortom, email is een dingetje en wordt vaker genoemd als een bron van stress. Wat ik daarbij wel merk is dat het echt wordt gezien als een ‘externe bron’ van stress, iets waar men slachtoffer van is, wat door anderen wordt aangedaan en waar anderen in moeten veranderen.

Afspraken maken
Op zich kun je ook inderdaad samen met anderen in een team of binnen een organisatie afspraken maken over mail-hygiëne. Hoe je precies invulling geeft aan die afspraken dat bepaal je samen en is maatwerk voor jullie situatie en wensen.

Het is in ieder geval handig om hierbij aan de volgende dingen te denken:

• Waarover mailen we elkaar en waarover bellen of spreken we face-to-face?
• Wanneer neem je iemand mee in de ‘cc’ en ‘bcc’? (iedereen gebruikt het ‘in de cc zetten’ anders, verwacht dus ook iets anders en gaat er zelf anders mee om)
• Wat betekent het als je in de ‘cc’ staat, wat wordt er dan van je verwacht? (ligt in het verlengde van bovenstaande punt)
• Wanneer zet je de afwezigheidsmelding aan?
• Wat betekent het als de afwezigheidsmelding aan staat? (denk aan verwachtingsmanagement. Veel mensen zetten de melding aan maar reageren toch. Dit verwarrend en geeft verkeerde verwachtingen voor een volgende keer)
• Stel dat je een document wilt bijvoegen, voeg je dan het daadwerkelijke document bij of een link naar daar waar het document staat op het netwerk?
• Hoe wordt er omgegaan met ‘reply all’, wanneer wel of wanneer niet?

Eigen aanpak
Over deze veelvoorkomende email-gebruiken kun je afspraken maken binnen een team of organisatie. Alleen, je krijgt natuurlijk heel veel mail van heel veel anderen, buiten het team. Die mailers weten niets van jou eventuele regels en voorkeuren. Dus als email echt een bron van stress voor je is dan vraagt dat een aanpassing van jouw eigen houding, hoe jij ermee omgaat en hoe jij je er door laat beïnvloeden. Dat is gewoon logisch en kan niet anders.

Zorg ervoor dat jij een manier vindt om er efficiënt mee om te gaan, zodat het jou niet gaat beheersen.

Een paar eenvoudige tips:

• Zet push-meldingen of geluidjes uit, zodat je niet elke keer verleidt wordt om naar de mail te kijken als er een nieuwe binnen komt.
• Laat je niet constant afleiden door eventuele nieuwe mail als je met iets bezig bent. Maak die taak eerst af en dan pas kijk je weer.
• Plan het bekijken van je mailbox in. Bijvoorbeeld drie keer per dag.
• Lees alle emails en maak er direct een besluit over. Kies voor ‘direct afwerken’, in een ‘aparte map’ of ‘weggooien’. Wat het idee hierachter is, is dat het half lezen van de mail en er dan nog even niets mee doen uiteindelijk meer tijd kost. Simpelweg omdat je de mail dan steeds opnieuw moet lezen.
• Mocht er echt een grote opdracht uit de mail voortkomen, dan bewaar je de mail en plan je die opdracht in als taak in je agenda, met bijvoorbeeld een link erin.

Bovenstaande tips geven rust en een gevoel van beheersing, als je het consequent doet en bijhoudt. Dat komt omdat je een gestructureerd plan hebt om jouw mailbox aan te pakken en je weet precies wat er in staat. Want onrust wordt ook heel veel veroorzaakt door ‘het onbekende’ en niet weten wat je te wachten staat, terwijl je wel een berg (aan mails) voor je ziet.

Mocht dit plan van aanpak voor het omgaan met mail je geen rustiger gevoel geven, dan is het goed om wat dieper te kijken naar wat de stress veroorzaakt. Mogelijk ligt het dan niet aan het fenomeen ‘email’, maar speelt er iets anders en uit het zich alleen hierbij.

Heel veel succes! Sandra (je kan de blog natuurlijk ook als podcast beluisteren)