Lastige communicatie? Neem afstand en analyseer.
Communicatie en samenwerking
We hebben allemaal weleens te maken met lastige samenwerkingen of met situaties waarin de communicatie niet goed verloopt. Het kan gebeuren op je werk, maar ook binnen een privé relatie. Plannen of projecten kunnen daardoor vastlopen of er dreigt echt een conflict te ontstaan. Het maakt even niet uit in welke situatie het zich voordoet of wat de gevolgen zijn, het is gewoon hartstikke vervelend als dit gebeurt.
En als dit gebeurt zijn we meestal geneigd om onszelf heel reactief of defensief op te stellen. We willen het liefst ons gelijk halen en de focus ligt voornamelijk op ‘ik’. Maar deze automatische houding lost vaak niets op. Wat wel iets op kan lossen is om even uit de situatie te stappen en één en ander eens met een helicopterview te analyseren.
Drie perspectieven
Het analyseren van de lastige communicatie of samenwerking kun je doen vanuit drie perspectieven, namelijk vanuit ‘de omstandigheden’, ‘de ander’ en ‘jezelf’. Hieronder volgt een uitleg van die drie perspectieven.
- De omstandigheden, het moment, de realiteit, de omgeving: het is goed om te analyseren of de lastige samenwerking of communicatie misschien beïnvloedt wordt door bepaalde externe omstandigheden. Omstandigheden die er bijvoorbeeld voor zorgen dat iedereen al een beetje gespannen is. Stel dat het moeizaam loopt tussen jou en een collega, maar het bedrijf waar jullie werken is op dat moment ook aan het reorganiseren en allerlei processen zijn verstoord. Vraag je dan af of dit van invloed is. Een ander actueel voorbeeld is het effect van de corona-crisis en het meer thuis moeten werken als gevolg hiervan. Kan dit van invloed zijn op de toegenomen spanning tussen jou en een buurvrouw?
- De ander: bedenk of er misschien dingen kunnen zijn die zich afspelen in het leven van de ander en zijn of haar gemoedstoestand zouden kunnen bepalen? Of zijn of haar manier van werken of reageren? Dit besef maakt dat jij welllicht met een andere mindset naar het geheel gaat kijken en alleen dat geeft vaak al een verbetering. Mocht het van toepassing zijn en passend, dan zou je de ander er ook naar kunnen vragen. Misschien vindt diegene het wel heel fijn om gezien te worden.
- Jij: hetzelfde geldt voor het analyseren van jezelf. Beoordeel even kritisch of jij misschien geprikkeld bent of niet lekker in je vel zit, waardoor jouw reactie niet altijd even gezellig of terecht is. Daarnaast is het ook goed om je bewust te zijn van bepaalde aannames die je doet of verwachtingen die je hebt, zonder dat je iets zeker weet of dat je beschikt over de echte feiten.
Dus voordat je je weer vol vuur in de moeizame samenwerking stort of hartstikke zenuwachtig dat lastige gesprek aangaat, neem even afstand en doorloopt bovenstaande punten. Dat hoeft geen uren te duren, een paar minuten om de verschillende perspectieven checken is voldoende. De afstand en de antwoorden zullen je voldoende rust en overzicht geven om de boel weer op gang te krijgen en jezelf er minder emotioneel in te storten.
Groet Sandra
In de toolkit zelfcoaching toolkit ‘Samenwerking’ vind je meer tips om een samenwerking effectiever te maken. De toolkit is te bestellen in de BasisBegripShop.
